POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Mai 2026

1. Objectif  

ACA-Prolang (« ACA-Prolang » ou « nous ») accorde une grande importance à ses clients et respecte votre vie privée. Nous souhaitons vous informer de la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons les informations. L’objectif de cette politique est de définir les obligations relatives à la protection des informations personnelles collectées et conservées par ACA-Prolang. 

La présente politique : 

1. énonce l’engagement d’ACA-Prolang à se conformer à la Loi 25, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la Loi), afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la vie privée des renseignements personnels ; 
2. définit les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes en matière de protection des renseignements personnels ; et 

décrit les droits des personnes souhaitant accéder aux renseignements personnels détenus par ACA-Prolang et énonce les principes directeurs. 

2. Définitions  

Aux fins de la présente politique, les définitions suivantes s’appliquent : 

« Personne(s) » désigne la personne à laquelle se rapportent les renseignements personnels. 

« Commission » désigne la Commission d’accès à l’information du Québec 

« Incident de confidentialité » désigne :  

• un accès à des renseignements personnels non autorisé par la loi ; 
• l’utilisation de renseignements personnels non autorisée par la loi ; 
• la communication de renseignements personnels* non autorisée par la loi ; ou 
• la perte de renseignements personnels ou toute autre atteinte à la protection de ces renseignements. 

*« renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. 

3. Collecte de données à caractère personnel 

3.1 Les données à caractère personnel nécessaires à l’exercice de ses activités sont collectées. 

3.2 Nous et nos prestataires de services pouvons collecter les données à caractère personnel suivantes : 

• Nom ; 
• Adresse postale (y compris les adresses de facturation et de livraison) ; 
• Numéro de téléphone ; 
• Adresse e-mail ; et 
• Numéro de carte de crédit et de débit 

3.3 Les informations personnelles sont collectées auprès d’une personne sur la base d’un consentement clair, libre et éclairé donné à des fins spécifiques. Ce consentement est valable pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles il a été demandé.

3.4 Si vous communiquez des informations personnelles concernant une personne autre que vous-même, vous déclarez avoir obtenu le consentement nécessaire de cette personne pour l’utilisation et la divulgation de ses informations personnelles, comme décrit dans la présente politique. 

4. Utilisation des renseignements personnels 

4.1 Les informations personnelles ne doivent être utilisées qu’aux fins de la coordination et de l’organisation de programmes de formation, ainsi que pour tout autre processus lié aux services de formation proposés par ACA-Prolang. 

4.2 En fournissant des informations personnelles à ACA-Prolang à des fins de formation, les personnes concernées comprennent et acceptent que leurs informations soient utilisées sur des plateformes tierces pour la prestation de services linguistiques. 

5. Protection et conservation des renseignements personnels  

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables pour protéger la confidentialité des renseignements personnels collectés, utilisés, divulgués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent compte, entre autres, de la sensibilité des renseignements personnels, de la finalité pour laquelle ils sont collectés, de leur quantité, de leur diffusion et de leur support. Il convient de noter qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de toutes les mesures possibles. 

          5.1 Mesures techniques 

• Chiffrement des données : toutes les informations personnelles seront chiffrées tant en transit qu’au repos. 
• Gestion des accès : mise en place de contrôles d’accès basés sur les rôles.  
• Stockage sécurisé : Les informations personnelles seront stockées dans des systèmes sécurisés et sur des serveurs situés au Québec, dans la mesure du possible, afin de renforcer la sécurité des données et la conformité aux réglementations locales. 
• Tests d’intrusion : un test d’intrusion annuel sera effectué par un tiers sur tous les serveurs et systèmes internes afin de renforcer la sécurité 
• Formation en cybersécurité : Des formations régulières en cybersécurité et des tests de phishing seront organisés à l’intention de tous les employés et sous-traitants afin de les sensibiliser aux cybermenaces et de prévenir les violations de la confidentialité  

5.2 Mesures procédurales 

• Conservation des données : Les renseignements personnels ne seront conservés que pendant la durée nécessaire et seront éliminés de manière sécurisée lorsqu’ils ne seront plus nécessaires.  
• Communication de données à l’extérieur du Québec : Une analyse d’impact sur la vie privée doit être menée et tenir compte  
• La sensibilité des informations  
• Les fins auxquelles elles doivent être utilisées 
• Les mesures de protection, y compris celles de nature contractuelle, qui s’y appliqueraient ; et  
• le cadre juridique applicable dans l’État où les renseignements seraient communiqués, y compris les principes de protection des renseignements personnels applicables dans cet État 
• Projets impliquant des renseignements personnels : Une évaluation des répercussions sur la vie privée doit être effectuée pour tout projet visant à acquérir, à développer ou à réorganiser un système d’information ou un système de prestation de services électroniques impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels.  
• Réponse aux incidents : Un plan d’intervention en cas d’incident sera mis en place pour gérer tout incident de confidentialité et informer les parties concernées, conformément à la Loi. Si l’incident présente un risque de préjudice grave, la Commission d’accès à l’information du Québec en sera informée sans délai. 
• Registre des incidents liés à la confidentialité : ACA-Prolang tiendra un registre des incidents liés à la confidentialité, et une copie sera transmise à la Commission sur demande.  

6.Droits des personnes  

6.1 Les personnes ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, de les rectifier et de retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. 

6.2 Des procédures seront mises en place pour traiter ces demandes dans les meilleurs délais. 

6.3 Les demandes d’accès aux renseignements personnels formulées par des tiers doivent être adressées au responsable de la protection de la vie privée. 

7. Destruction et anonymisation 

Une fois que les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ont été atteintes, les renseignements seront détruits ou anonymisés, sous réserve des délais prévus par la Loi et de toute autre exigence légale. 

8.  Conformité et surveillance  

8.1 Des audits internes et externes réguliers seront menés afin de garantir la conformité à la Loi.  

8.2 Rapports de conformité : tout incident de non-conformité sera consigné et signalé comme requis. 

9. Révision et mise à jour de la politique  

La présente politique sera révisée chaque année et mise à jour si nécessaire afin de garantir le respect continu de la Loi. 

10. Nous Contacter 

Vos questions, commentaires et préoccupations concernant la confidentialité et l’utilisation de vos informations personnelles sont les bienvenus. Contactez le responsable de la protection de la vie privée  

par écrit :  

1535, chemin Ste-Foy, bureau 330, Québec, G1S 2P1  

par téléphone :  

418-657-2600 ; ou 

par courriel :  

privacy@lesateliers.ca